Hay algo que decir sobre la sensación que tienes al tachar algo de tu lista de tareas pendientes. Estás logrando una tarea que te propusiste completar y de la cual deberías sentirte orgulloso. Pero a veces, simplemente hay demasiado que hacer y mantenerse en la cima de la lista resulta abrumador. ¿Qué priorizas? ¿Cómo puedes comer, dormir, hacer ejercicio y hacer todos los recados necesarios en 24 horas?
Primero, respira profundo. Recuerde que la gestión del tiempo es un maratón, no una carrera corta. Con suficiente práctica e incorporación de estos consejos, creará un entorno igualmente productivo y manejable. A partir de ahí, podrás lograr cualquier cosa que se te presente.
1. Crea un calendario detallado
Cuando estás equilibrando tu vida social, tu carrera y tus obligaciones personales, no es de extrañar que tu calendario se llene rápidamente. Si se tienen en cuenta las actividades y el cuidado personal de sus hijos, como hacer ejercicio, las horas de su día ya están asignadas. Afortunadamente, existen herramientas de calendario que puedes poner a trabajar por ti. Pueden ayudarle a estar al tanto de todo y administrar mejor su tiempo.
Comience por encontrar la plataforma de calendario adecuada para su estilo de vida. Los formatos u opciones específicos para crear calendarios grupales pueden hacer que prefieras uno. Entonces, pruebe los más populares, como Calendar, Microsoft Calendar y Google Calendar, y vea cuál le conviene. Pruebe las funciones y las integraciones que le permitirán ahorrar tiempo y comience a crear su calendario de gestión del tiempo.
Sin embargo, recuerde que su calendario será tan bueno como esté actualizado. Dedicar tiempo a revisar su calendario es uno de los mejores enfoques para garantizar la precisión. A partir de ahí, puedes codificar con colores y priorizar hasta que funcione. Sincronízalo con tus seres queridos para que todos estén en sintonía y tengan un horario más equilibrado. Antes de que te des cuenta, sentirás que la vida es un poco más organizada y manejable.
2. Conozca sus prioridades
Es difícil saber en qué concentrarse cuando su lista de tareas pendientes es interminable. Por lo tanto, es fundamental identificar cuáles son sus principales prioridades para ayudar a guiar el tiempo que dedica a cada tarea. Todo comienza pensando en lo que es más importante para usted y su vida diaria.
Cualquier cosa que considere las prioridades más críticas debe escribirse para que pueda consultarlas fácilmente. De esa manera, si tienes dificultades para administrar tu tiempo, ya cuentas con una guía. Es probable que el trabajo sea una prioridad, ya que le permite ganar dinero para financiar su vida. Mantenerse activo y cocinar puede encabezar su lista, ya que impactan directamente su salud. Fortalecer tus relaciones con amigos y familiares es importante porque te motiva.
Recuerda que tus prioridades no tienen por qué ser las mismas todos los días. Probablemente variarán dependiendo de factores como cómo te sientes y la época del año. Tenga la indulgencia necesaria para tomar decisiones de último momento para cambiar las cosas si cambian prioridades específicas. Después de eso, podrás saber con confianza que tu día está alineado con las cosas que sabes que son más importantes.
3. Utilice el bloqueo de tiempo
Algunos días estás obligado y decidido a hacer todo. Sin embargo, antes de que te des cuenta, el día se te ha escapado. Parecía que no había tiempo, pero tu lista está llena de tareas sin marcar. ¿Suena familiar? Bloquear el tiempo puede ayudar a que ese sentimiento sea parte del pasado.
La estrategia de bloqueo de tiempo consiste en dedicar determinadas franjas horarias a tareas específicas. Por ejemplo, puedes reservar 30 minutos por la mañana para empezar el día. Eso podría incluir cepillarse los dientes, cuidar la piel y preparar y desayunar. Luego, puedes reservar una hora para hacer ejercicio y otros 30 minutos para ducharte.
Siga este mismo patrón durante el resto del día, recordando incluir también un tiempo de relajación. De esa manera, puede concentrarse en las tareas predeterminadas que tiene entre manos y completarlas antes de pasar al siguiente bloque. Si no termina algo, puede reajustarlo para incluirlo en otro lugar. O incluso mover un bloque menos importante a otro día para acomodarlo.
4. Establecer alarmas recordatorias
Cuando tienes los días ocupados y tu cerebro funciona a mil por hora, es natural olvidar cosas. Aunque lo escribiste y lo dijiste en voz alta, la reserva o el pago de esa cita no se hicieron. Lucha contra la inevitable frustración del olvido poniendo alarmas.
Supongamos que necesita programar una cita para su examen físico anual antes de una fecha específica. Si bien es útil anotar su tarea en un calendario o en una lista de tareas pendientes, una alarma naturalmente llamará su atención. Simplemente use su teléfono y elija una hora que le convenga, como las 9:00 a. m. Luego, escriba una breve descripción de para qué sirve la alarma. De esa manera, cuando llegue el momento y suene tu teléfono, sabrás exactamente qué tarea debes completar.
Siga este enfoque para pagar facturas, cancelar suscripciones y cualquier otra tarea específica. Tendrás más posibilidades de hacerlo y tendrás una mayor memorabilidad al escribirlo en tu teléfono. Además, tendrá tiempo incorporado dedicado a completar las tareas necesarias. Eso puede guiar su agenda y ayudar a que todo funcione sin problemas. Después de un tiempo, esas tareas olvidadas serán cosa del pasado.
5. Atiende tus niveles de motivación
Algunos días eres una máquina bien engrasada. Elimina toda su lista de tareas pendientes y luego algunas sin esfuerzo, y termina el día sintiéndose realizado. Otros hacen que completar incluso una cosa parezca una batalla cuesta arriba. Ambas son experiencias válidas (y normales) mientras transitas una vida ocupada.
En tus mejores días, disfruta de la sensación de tranquilidad que experimentas. Si puedes, añade algunas cosas más para salir adelante. Agregue un proyecto de organización o algunas páginas más de lectura a su agenda. Aproveche al máximo estar «activo» y aprecie las victorias.
Más importante aún, date gracia en los días que resulten más difíciles. Tómese descansos de la productividad para descansar la mente y relajarse. Mueva sus prioridades para asegurarse de que su bienestar físico y mental se tengan en cuenta en la forma en que afronta el día. Es difícil lograr el equilibrio entre aprovechar los días altamente productivos y ser flexible en los más difíciles. Sin embargo, aprender a aceptar e incluso aceptar los flujos y reflujos de la productividad puede garantizar que sus nuevos hábitos duren.
Tómelo un día a la vez
La gestión del tiempo es una habilidad difícil de dominar. Puedes entrar en un ritmo y sentir que tu vida está en orden y luego algo cambia. Te mudas, cambias de trabajo o tienes nuevas responsabilidades sobre ti. Así es la vida. Pero de lo que se trata es de aprender a navegar estos cambios y crear buenos hábitos.
Una vez que hagas eso, te sentirás fortalecido por tu capacidad de adaptación. ¿Eliminarás por completo las noches trasnochadas o los sentimientos de estrés de la lista de tareas pendientes no marcadas? Probablemente no. Pero estará mejor preparado para afrontar cualquier cosa que la vida le depare. Y eso es algo de lo que sin duda puedes estar orgulloso.
Lee el artículo original en inglés Cinco consejos y trucos para administrar el tiempo para ser más productivo en Calendario .